Ghi sổ kế toán doanh nghiệp nhỏ cho người mới bắt đầu

Các doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn một hệ thống sổ sách kế toán đơn giản ghi lại từng giao dịch tài chính giống như tập ngân phiếu. Các doanh nghiệp có nhiều giao dịch phức tạp thường sử dụng kế toán kép. Ghi chép sổ sách kế toán cho phép bạn nắm rõ sức khỏe tài chính của công ty. Vậy sổ sách kế toán là gì? Và cách ghi sổ kế toán cho một doanh nghiệp nhỏ ra sao?

Cùng tìm hiểu về bookkeeping cho người mới bắt đầu

Ghi sổ kế toán là gì?

Sổ sách kế toán (tiếng Anh: bookkeeping) là quá trình theo dõi tất cả các giao dịch tài chính được thực hiện bởi một doanh nghiệp. Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm ghi chép, phân loại và sắp xếp tất cả các giao dịch tài chính xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Ghi sổ khác với kế toán. Kế toán sử dụng hồ sơ của kế toán viên để chuẩn bị cho kế toán và báo cáo tài chính.

Mỗi giao dịch tài chính được ghi lại dựa trên các chứng từ hỗ trợ, tùy thuộc vào loại hệ thống kế toán mà doanh nghiệp sử dụng. Chứng từ đó có thể là biên lai, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc một loại hồ sơ tài chính khác chứng minh rằng giao dịch đã diễn ra. Am hiểu các tài khoản kế toán cơ bản là cần thiết để ghi chép sổ sách một cách hiệu quả.

Các giao dịch được ghi vào sổ sách kế toán có thể theo cách thủ công trong sổ hoặc sử dụng bảng tính MS Excel. Hầu hết các doanh nghiệp hiện lưu giữ sổ sách giao dịch tài chính của họ bằng các chương trình máy tính kế toán chuyên dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng cách ghi sổ đơn hoặc ghi sổ kép các giao dịch tài chính của mình.

Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần ghi sổ kế toán?

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, một công ty tư nhân hoặc thậm chí là một tập đoàn lớn, bạn có thể sẽ cần đến bookkeeping. Ghi chép sổ sách kế toán cẩn thận là tiền đề cho một doanh nghiệp thành công. Dưới đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần phải ghi sổ kế toán:

• Để theo dõi tất cả các giao dịch tài chính của công ty.
• Bạn sẽ có dữ liệu tài chính chính xác cho để lên kế hoạch và lập ngân sách.
• Dự đoán và tránh thiếu tiền mặt bằng cách theo dõi thời gian thanh toán cho nhà cung cấp và nhận thanh toán từ khách hàng.
• Bạn có thể phát hiện ra các khoản thanh toán sai (hoặc thậm chí là gian lận) có thể khiến doanh nghiệp bạn thất thoát tiền.
• Giúp bạn làm tờ khai thuế chính xác.
• Sắp xếp thông tin tài chính của bạn để dễ dàng hơn khi làm việc với các đối tác như người cho vay, nhà đầu tư và kế toán.

Sổ sách kế toán phản ánh thực trạng hoạt động của doanh nghiệp

Khi các doanh nghiệp thiết lập hệ thống sổ sách kế toán, họ cũng cần thiết lập phần mềm kế toán trên máy tính. Phần lớn các doanh nghiệp sử dụng phần mềm trên máy tính để theo dõi nhật ký kế toán và các mục ghi sổ. Một bảng tính đơn giản, chẳng hạn như Microsoft Excel, có thể là khởi đầu tốt để tiến hành ghi sổ kế toán dành cho người mới. Các công ty lớn hơn sử dụng phần mềm phức tạp hơn để quản lý sổ nhật ký kế toán của họ.

Làm sao để ghi sổ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ?

Ghi chép và đối chiếu là 2 công việc chính khi ghi chép sổ sách kế toán cho một doanh nghiệp nhỏ.

1. Ghi lại các giao dịch

Theo dõi doanh số bán hàng: Thông thường, bạn có thể ghi lại doanh số bán hàng của mình trong sổ hoặc bảng tính Excel. Dữ liệu bán hàng từ các điểm bán hay dữ liệu tải trực tiếp từ phần mềm xuất hóa đơn được các chủ doanh nghiệp sử dụng ngày càng nhiều khi ghi sổ.

Theo dõi các giao dịch: Tất cả các giao dịch phải được ghi lại. Bạn cũng nên giữ biên lai nếu muốn giảm trừ thuế cho một khoản chi phí. Ngoài việc sử dụng sổ sách hoặc bảng tính, bạn có thể sử dụng lịch sử giao dịch của tài khoản ngân hàng công ty của mình.

Dù là tiền mặt hay kế toán dồn tích, bạn đều có thể ghi chú lại thu nhập và chi phí vào các thời điểm khác nhau.

2. Đối chiếu giao dịch

Đối chiếu là việc kiểm tra chéo giữa sổ sách kinh doanh và bảng sao kê ngân hàng của bạn để đảm bảo rằng các giao dịch và số dư là chính xác. Phí ngân hàng, thanh toán lãi, tiền gửi và các khoản phí chưa hạch toán phải thường xuyên được xem xét.

Tùy thuộc vào lượng giao dịch của doanh nghiệp bạn, bạn có thể thực hiện đối chiếu giao dịch ngân hàng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc ít hơn. Tuy nhiên, công ty bạn gần như chắc chắn phải đối chiếu sổ sách kế toán trước khi nộp tờ khai thuế.

Bạn càng kiểm tra đối chiếu nhiều, sổ sách kế toán của bạn càng chính xác. Vì vậy, bạn nên kiểm tra thường xuyên thay vì để sổ sách chất đống.

Ghi chép và đối chiếu các giao dịch thường xuyên là cách để ghi sổ kế toán hiệu quả

Dịch vụ ghi sổ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn quá bận rộn, tìm kiếm dịch vụ bookkeeping cho doanh nghiệp sẽ là một lựa chọn thông minh. Bạn có thể lựa chọn các dịch vụ khác nhau dựa trên ngân sách của mình, có thể là dịch vụ cơ bản với chi phí thấp hay các dịch vụ nâng cao hơn đối với một công ty có quy mô lớn. Các chuyên gia sẽ giúp bạn lập các báo cáo tài chính (lãi-lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) và đo lường hiệu quả kinh doanh.

Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ bookkeeping chuyên nghiệp, One IBC luôn sẵn sàng hỗ trợ. Chúng tôi là công ty tư vấn kinh doanh chuyên nghiệp với hơn 12 kinh nghiệm và hoạt động trên toàn cầu. Để biết thêm thông tin về bookkeeping và các vấn đề kinh doanh, vui lòng liên hệ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn.