Gérer une société anonyme au Royaume-Uni

Pour toute société à responsabilité limitée au Royaume-Uni, vous devez vous conformer aux exigences suivantes pour gérer une entreprise.

Responsabilités des administrateurs

En tant qu'administrateur d'une société anonyme, vous devez:

• suivre les règles de l'entreprise, indiquées dans ses statuts
• tenir les registres de l'entreprise et signaler les changements sur la structure de l'entreprise, la propriété ou l'adresse de l'entreprise.
• déposer vos comptes et votre déclaration de revenus d'entreprise.
• informer les autres actionnaires si vous pourriez personnellement bénéficier d'une transaction effectuée par la société
• payer l'impôt sur les sociétés

Vous pouvez embaucher d'autres personnes pour gérer certaines de ces choses au jour le jour (par exemple, un comptable), mais vous êtes toujours légalement responsable des registres, des comptes et des performances de votre entreprise. Offshore Company Corp peut vous aider avec toutes ces exigences.

Retirer de l'argent d'une société anonyme

La façon dont vous retirez de l'argent de l'entreprise dépend des objectifs et du volume que vous retirez.

Salaire, dépenses et avantages

Si vous souhaitez que l'entreprise vous verse, à vous ou à quelqu'un d'autre, un salaire, des dépenses ou des avantages sociaux, vous devez enregistrer l'entreprise en tant qu'employeur.
L'entreprise doit prélever l'impôt sur le revenu et les cotisations d'assurance nationale de vos paiements de salaire et les verser à HM Revenue and Customs (HMRC), ainsi que les cotisations patronales à l'assurance nationale.
Si vous ou l'un de vos employés faites un usage personnel de quelque chose qui appartient à l'entreprise, vous devez le déclarer comme un avantage et payer tout impôt dû.

Les dividendes

Un dividende est un paiement qu'une entreprise peut effectuer à ses actionnaires si elle a réalisé un profit.
Vous ne pouvez pas compter les dividendes comme des coûts commerciaux lorsque vous calculez votre impôt sur les sociétés.
Vous devez généralement verser des dividendes à tous les actionnaires.
Pour payer un dividende, vous devez:

• tenir une réunion des administrateurs pour `` déclarer '' le dividende
• tenir un compte rendu de la réunion, même si vous êtes le seul directeur

Documents relatifs aux dividendes

Pour chaque paiement de dividende effectué par la société, vous devez rédiger un bon de dividende indiquant:

• Date
• Nom de la compagnie
• nom des actionnaires recevant un dividende
• montant du dividende

Vous devez remettre une copie du bon aux bénéficiaires du dividende et en conserver une copie pour les archives de votre société.

Impôt sur les dividendes

Votre entreprise n'a pas à payer d'impôt sur les paiements de dividendes. Mais les actionnaires peuvent devoir payer de l'impôt sur le revenu s'ils dépassent 2000 £.

Prêts des administrateurs

Si vous retirez plus d'argent à une entreprise que vous n'en avez investi - et ce n'est pas un salaire ou un dividende - cela s'appelle un «prêt aux administrateurs».
Si votre entreprise consent des prêts aux administrateurs, vous devez en tenir des registres.

Modifications que les actionnaires doivent approuver

Vous devrez peut-être amener les actionnaires à voter sur la décision si vous souhaitez:

• changer le nom de l'entreprise
• supprimer un directeur
• modifier les statuts de la société

C'est ce qu'on appelle «adopter une résolution». La plupart des résolutions nécessiteront une majorité pour être acceptées (appelée «résolution ordinaire»). Certains peuvent exiger une majorité de 75% (appelée «résolution spéciale»).

Registres d'entreprise et comptables

Vous devez conserver:

• dossiers sur l'entreprise elle-même
• registres financiers et comptables

Vous pouvez embaucher un professionnel (par exemple, un comptable, le remplissage des impôts), Offshore Company Corp peut vous aider sur tout cela.
HM Revenue and Customs (HMRC) peut vérifier vos dossiers pour vous assurer que vous payez le bon montant de taxe.

Registres sur l'entreprise

Vous devez conserver les détails de:

• administrateurs, actionnaires et secrétaires d'entreprises
• les résultats des votes et résolutions des actionnaires
• promesses pour la société de rembourser les prêts à une date précise dans le futur (`` débentures '') et à qui elles doivent être remboursées
• promet que l'entreprise effectue des paiements en cas de problème et que c'est la faute de l'entreprise (`` indemnités '')
• transactions lorsque quelqu'un achète des actions de l'entreprise
• prêts ou hypothèques garantis sur les actifs de l'entreprise

Registre des `` personnes ayant un contrôle significatif ''

Vous devez également tenir un registre des «personnes ayant un contrôle significatif» (PSC). Votre registre PSC doit inclure les détails de toute personne qui:

• détient plus de 25% d'actions ou de droits de vote dans votre entreprise
• peut nommer ou révoquer la majorité des administrateurs
• peut influencer ou contrôler votre entreprise ou votre confiance

Vous devez tout de même conserver un registre s'il n'y a pas de personnes ayant un contrôle significatif.
En savoir plus sur la tenue d'un registre PSC si la propriété et le contrôle de votre entreprise ne sont pas simples.

Archives de comptabilité

Vous devez conserver des registres comptables qui comprennent:

• tout l'argent reçu et dépensé par l'entreprise
• détails des actifs détenus par l'entreprise
• les dettes que l'entreprise doit ou est due
• actions détenues par la société à la fin de l'exercice
• les inventaires que vous avez utilisés pour établir le chiffre du stock
• tous les biens achetés et vendus
• à qui vous les avez achetés et vendus (sauf si vous exploitez une entreprise de vente au détail)

Vous devez également conserver tous les autres registres financiers, informations et calculs dont vous avez besoin pour préparer et déposer vos comptes annuels et votre déclaration de revenus. Cela comprend les enregistrements de:

• tout l'argent dépensé par l'entreprise, par exemple les reçus, les livres de petite caisse, les commandes et les bons de livraison
• tout l'argent reçu par l'entreprise, par exemple les factures, les contrats, les livres de vente et les rouleaux de caisse
• tout autre document pertinent, par exemple les relevés bancaires et la correspondance

Déclaration de confirmation (déclaration annuelle)

Vous devez vérifier que les informations dont dispose Companies House sur votre entreprise sont correctes chaque année. C'est ce qu'on appelle une déclaration de confirmation (auparavant une déclaration annuelle).

Vérifiez les détails de votre entreprise

Vous devez vérifier les éléments suivants:

• les coordonnées de votre siège social, de vos administrateurs, de votre secrétaire et de l'adresse où vous conservez vos dossiers
• votre relevé de capital et les informations sur les actionnaires si votre société détient des actions
• votre code SIC (le numéro qui identifie ce que fait votre entreprise)
• votre registre des `` personnes ayant un contrôle significatif '' (PSC)

Envoyez votre relevé de confirmation

Frais gouvernementaux de 40 GBP.

Si vous devez signaler des modifications

Vous pouvez signaler en même temps les modifications apportées à votre relevé de capital, aux informations sur les actionnaires et aux codes SIC.
Vous ne pouvez pas utiliser la déclaration de confirmation pour signaler les modifications apportées à:

• les dirigeants de votre entreprise
• l'adresse du siège social
• l'adresse où vous gardez vos dossiers
• personnes ayant un contrôle important

Vous devez déposer ces modifications séparément auprès de Companies House.

Quand c'est dû

Vous recevrez une alerte e-mail ou une lettre de rappel au siège social de votre société lorsque votre décompte de confirmation est dû.
La date d'échéance est généralement un an après:

• la date de constitution de votre entreprise
• la date à laquelle vous avez produit votre dernière déclaration annuelle ou déclaration de confirmation

Vous pouvez déposer votre relevé de confirmation jusqu'à 14 jours après la date d'échéance.

Panneaux, papeterie et matériel promotionnel

Panneaux

Vous devez afficher un panneau indiquant le nom de votre entreprise à l'adresse de votre société enregistrée et partout où votre entreprise opère. Si vous gérez votre entreprise à domicile, vous n'avez pas besoin d'y afficher un panneau.
Le panneau doit être facile à lire et à voir à tout moment, pas seulement lorsque vous êtes ouvert.

Papeterie et matériel promotionnel

Vous devez inclure le nom de votre entreprise sur tous les documents, publicités et lettres de l'entreprise.
Sur les lettres commerciales, les bons de commande et les sites Web, vous devez indiquer:

• le numéro d'immatriculation de l'entreprise
• son adresse de siège social
• où la société est enregistrée (Angleterre et Pays de Galles, Écosse ou Irlande du Nord)
• le fait qu'il s'agisse d'une société à responsabilité limitée (généralement en épelant le nom complet de la société, y compris `` Limited '' ou `` Ltd '')

Si vous souhaitez inclure les noms des administrateurs, vous devez tous les énumérer.
Si vous voulez montrer le capital social de votre entreprise (combien valaient les actions lorsque vous les avez émises), vous devez dire combien est «libéré» (détenu par les actionnaires).

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