Requisitos generales de cumplimiento y declaración anual para empresas en Hong Kong

Este artículo proporciona una descripción general del cumplimiento legal continuo y los requisitos de presentación anual para la sociedad limitada privada de Hong Kong .

Requisitos básicos de cumplimiento

Una sociedad de responsabilidad limitada en Hong Kong debe:

• Mantenga una dirección registrada local (no se permiten apartados postales). La empresa offshore proporcionará la dirección en Unit 1411, 14/Floor, Cosco Tower, 183 Queen's Road Central, Sheung Wan, Hong Kong para su nueva empresa.
• Mantener un secretario de la empresa residente local (individual o persona jurídica). ¡Seremos la secretaria de su empresa!
• Mantener al menos un director que sea persona natural (local o extranjero; mayor de 18 años)
• Mantener al menos un accionista (persona física o jurídica; local o extranjero; mayor de 18 años)
• Mantener un auditor designado a menos que sea una empresa considerada como "inactiva" según la Ordenanza de Empresas (es decir, una empresa que no tiene transacciones contables relevantes durante un año financiero).
• Notificar al Registro Mercantil de cualquier cambio en los datos registrados de la empresa, incluidos el domicilio social, los datos de los accionistas, directores, secretario de la empresa, cambios en el capital social, etc. de la siguiente manera:
  • Notificación de cambio de dirección de domicilio social: dentro de los 15 días posteriores a la fecha del cambio
  • Notificación de cambio de secretario y director (nombramiento / cese): dentro de los 15 días posteriores a la fecha de nombramiento o cese de funciones
  • Notificación de cambio de datos del secretario y director: dentro de los 15 días siguientes a la fecha del cambio de datos
  • Notificación de cambio de nombre de la empresa: presentación del formulario legal NNC2 dentro de los 15 días posteriores a la aprobación de la resolución especial para cambiar el nombre de la empresa
  • Notificación de la aprobación de una resolución especial u otras resoluciones determinadas, dentro de los 15 días posteriores a la aprobación de la resolución
  • Notificación de cualquier traslado de los libros legales de la empresa desde el domicilio social de la empresa, dentro de los 15 días posteriores al cambio.
  • Notificación de cualquier adjudicación o emisión de nuevas acciones, dentro del mes siguiente a la adjudicación o emisión.
• Renovar el registro de la empresa un mes antes del vencimiento anualmente o una vez cada tres años, dependiendo de si su Certificado es válido por un año o tres años. El Certificado de Registro Comercial debe estar exhibido en todo momento en el lugar principal de negocios de la empresa.
• Celebrar una Junta General Anual (AGM) dentro de los 18 meses a partir de la fecha de incorporación; las AGM subsiguientes deben realizarse cada año calendario, con un intervalo entre cada AGM que no exceda los 15 meses. Los directores deben presentar las cuentas financieras de la empresa (es decir, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance general) de conformidad con el marco de las Normas de Información Financiera (NIF) de Hong Kong. Se debe preparar un informe de directores junto con las cuentas anuales.
• Cumplir con los plazos de presentación de cuentas anuales y los requisitos del Registro de Empresas y la Autoridad Fiscal de Hong Kong. Más detalles sobre esto se proporcionan más adelante en este artículo.
• Mantenga los siguientes registros y documentos en todo momento: Certificado de incorporación, Certificado de registro comercial, Artículos de asociación, actas de todas las reuniones de directores y miembros, registros financieros actualizados, sello de la empresa, certificados de acciones, registros (incluido el registro de miembros, el registro de directores y Registrarse).
• Mantenga las licencias comerciales necesarias, según corresponda.
• Mantenga registros contables precisos y detallados para permitir que se determinen fácilmente las ganancias evaluables de la empresa. Todos los registros deben conservarse durante siete años a partir de la fecha de la transacción. De no hacerlo, se le impondrá una penalización. Si los registros contables se mantienen fuera de Hong Kong, las declaraciones deben guardarse en Hong Kong. Desde el 1 de enero de 2005, Hong Kong ha adaptado un marco de Normas de Información Financiera (NIF) que se ha modelado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB).

Los registros comerciales de una empresa deben incluir:

• Los libros de cuentas que registran recibos y pagos, o ingresos y gastos.
• La documentación subyacente necesaria para verificar los asientos en los libros contables; como comprobantes, extractos bancarios, facturas, recibos y otros documentos relevantes
• Un registro de los activos y pasivos del negocio.
• Un registro diario de todo el dinero recibido y gastado por la empresa junto con los detalles de respaldo de los recibos o pagos.

Requisitos de presentación anual y fechas límite

Tanto las empresas locales como las extranjeras (una subsidiaria incorporada o una sucursal registrada) en Hong Kong están sujetas a requisitos de presentación anual ante el Departamento de Impuestos Internos (IRD) y el Registro de Empresas. Los requisitos de presentación anual de las sociedades limitadas privadas de Hong Kong son los siguientes:

Presentación de Declaración Anual en el Registro Mercantil

Una sociedad de responsabilidad limitada constituida en Hong Kong en virtud de la Ordenanza de empresas debe presentar una declaración anual firmada por un director, secretario de la empresa, gerente o representante autorizado en el Registro de empresas. Sin embargo, una empresa privada que haya solicitado un estado inactivo (es decir, una empresa que no tiene transacciones contables relevantes durante un año financiero) en virtud de la Ordenanza de Empresas estará exenta de presentar declaraciones anuales.

Una Declaración Anual es una declaración, en una forma específica, que contiene los datos de la empresa, como la dirección del domicilio social, accionistas, directores, secretario, etc. No es necesario presentar las cuentas financieras de la empresa ante la Compañía. Registro.

La Declaración Anual debe presentarse una vez en cada año calendario (excepto en el año de su constitución) dentro de los 42 días siguientes al aniversario de la fecha de constitución de la empresa. Incluso si la información contenida en la última declaración no ha cambiado desde entonces, aún debe presentar una declaración anual antes de la fecha de vencimiento.

La presentación tardía genera una tarifa de registro más alta y la empresa y sus funcionarios están sujetos a enjuiciamiento y multas.

Presentación de la declaración anual de impuestos ante el Departamento de Impuestos Internos (IRD)

De acuerdo con la ley de sociedades de Hong Kong, todas las empresas constituidas en Hong Kong deben presentar una declaración de impuestos (también se denomina declaración de impuestos sobre las ganancias en Hong Kong) junto con sus cuentas auditadas anualmente ante el Departamento de Impuestos Internos de Hong Kong ("IRD ”).

El IRD emite notificaciones de presentación de declaraciones de impuestos a las empresas el 1 de abril de cada año. Para las empresas de nueva constitución, la notificación se envía generalmente el día 18 de la fecha de constitución. Las empresas deben presentar su declaración de impuestos dentro de un mes a partir de la fecha de notificación. Las empresas pueden solicitar una extensión, si es necesario. Puede incurrir en un pago de multa o incluso enjuiciamiento, si no presenta su declaración de impuestos antes de la fecha de vencimiento.

Al presentar la Declaración de Impuestos, también se deben adjuntar los siguientes documentos de respaldo:

• El balance de la empresa, el informe de auditoría y la cuenta de pérdidas y ganancias relacionados con el período base
• Un cálculo de impuestos que indica cómo se ha llegado a la cantidad de ganancias imponibles (o pérdidas ajustadas).

Responsabilidad de los directores de la empresa de Hong Kong

Es responsabilidad de los directores de la empresa asegurarse de que se cumplan los requisitos de cumplimiento iniciales y continuos. El incumplimiento puede dar lugar a multas o incluso a enjuiciamiento. Es prudente contratar los servicios de una firma profesional para garantizar el cumplimiento continuo de las reglas y regulaciones estatutarias de la Ordenanza de Empresas de Hong Kong.

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