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Le BV doit être officiellement enregistré devant un notaire. Si les Actionnaires ne peuvent être présents en personne, ils peuvent attribuer des procurations par le biais d'une procuration certifiée (PoA) avec apostille ou d'un mandat. Les mandataires peuvent alors agir en qualité d'incorporateurs et souscrire dans un premier temps les actions de la BV, puis les transférer aux actionnaires.

Les actionnaires / mandataires doivent présenter l'acte d'incorporation de la société au notaire. L'exigence d'un relevé financier bancaire pour confirmer que le capital minimum a été déposé n'est plus valable, grâce à la loi BV de 2012.

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