Comment fonctionne une réunion d'administrateurs ?

Le conseil examine la performance de l'entreprise, aborde les questions importantes et s'acquitte de ses responsabilités légales. En règle générale, tous les administrateurs sont sur un pied d'égalité en ce qui concerne les affaires de la société, chacun a donc droit à une voix lorsqu'une décision est présentée lors d'une réunion des administrateurs . Cependant, il existe des cas particuliers dans lesquels les articles stipulent le contraire. Si aucun consensus n'est atteint (il n'y a pas de majorité de vote), le président a le dernier mot en la matière ou la décision peut être suspendue.

Le procès-verbal officiel et légal d'une réunion des administrateurs s'appelle le procès-verbal. Il s'agit d'un document finalisé, approuvé et publié selon les règles et règlements du conseil. Ceci est fait par le secrétaire de l'entreprise. Il est généralement conservé dans les registres des sociétés ou conservé sous forme électronique. Il doit être inspecté par les administrateurs et les auditeurs à tout moment mais n'est pas rendu public pour tout le monde.

Les sujets les plus fréquemment abordés lors d'une réunion d'administrateurs sont les suivants :

• Nommer un nouveau président, un secrétaire et assigner aux administrateurs de nouvelles fonctions et responsabilités.
• Émission de certificats d'actions aux actionnaires.
• Confirmer les échéances et autres exigences telles que les licences, la tenue de registres, la comptabilité et l'audit.
• Suggestions et recommandations pour les activités d'autres entreprises telles que la finance, le recrutement, le marketing et la publicité, et les fournisseurs et prestataires de services.

Le président ou un administrateur individuel peut convoquer une réunion des administrateurs . Toutefois, un avis de convocation doit être adressé au préalable à tous les administrateurs. Cet avis doit préciser : l'heure, le lieu et l'horaire, l'objet de la réunion et les résolutions proposées.